Mes mails arrivent en spam

Photo : “SPAM” par AJC1 en licence CC BY-NC 2.0

Résumé

Vos mails arrivent en spam (dans le dossier courrier indésirable) d’un de vos correspondants, seriez-vous un spammeur ? D’où vient le blocage ? Quelques conseils de configuration et de rédaction pour éviter cela.

Mes mails arrivent en spam

Le spam est certes ennuyeux lorsque la boîte de réception de votre messagerie en est surchargée, mais le pire est de constater que vos propres messages électroniques arrivent en indésirables chez certains de vos destinataires.

Pour ce qui concerne la réception dans votre boîte-aux-lettres, quelques réglages sur le serveur et dans votre logiciel apporteront rapidement des améliorations, mais vous ne vous voyez sans doute pas demander à votre destinataire de changer la configuration de son filtrage anti-spam pour vous.

Comment circulent les courriers électroniques ?

Vous rédigez votre message depuis votre « courrielleur » comme on dit (Outlook, Exchange, Thunderbird, Evolution…) et vous appuyez sur le bouton « Envoyer ». L’email est transmis au serveur SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). C’est le plus souvent celui de votre fournisseur d’accès Internet (FAI), ou celui de votre hébergeur si vous avez votre propre nom de domaine. Ce serveur d’envoi adresse le courriel à un serveur de messagerie (POP ou IMAP) qui stocke le message. Cela ne se fait pas forcément directement et le message passe parfois par plusieurs relais.

À l’autre bout de la chaîne, votre correspondant va demander à son logiciel de messagerie d’aller voir le contenu du serveur POP (IMAP) et de ramener les emails s’il y en a, après les avoir passés à l’antispam.

Les messages envoyés reçoivent une note de délivrabilité.

Depuis l’invasion des messages indésirables (ou junk, spam, pourriel…) on pratique un système de notation et de contrôle à tous les niveaux. À chaque étape, l’email est analysé par des filtres et une note lui est appliquée en fonction de différents critères. À son arrivée, la note finale (dite note de délivrabilité) détermine si le message doit être directement détruit, s’il passe avec avertissement ou s’il est accepté comme valide. Le passage avec avertissement signifie qu’il portera l’étiquette « Spam » et c’est alors au logiciel de messagerie, selon sa configuration, de placer le message en « indésirables » ou de le mettre dans la boite de réception, avec éventuellement l’indication de spam.

Mes mails arrivent en spam chez Bob alors qu’ils arrivent sans problèmes chez Alice.

Lors de la dernière étape, les serveurs sont configurés par les services informatiques du destinataire (ou son FAI) pour filtrer les messages et bloquer les spams selon des critères différents selon chacun.

On peut bien comprendre qu’une entreprise ayant eu à subir des attaques de spammeurs malveillants ou du courrier électronique frauduleux se protège davantage en se dotant d’outils de filtrage plus sévères.

Que faire si vos courriels sont bloqués ou se retrouvent dans les spams du destinataire ?

Vous pouvez intervenir à trois niveaux, sur le serveur, dans votre logiciel de messagerie et lors de la rédaction du message.

Chez l’hébergeur de votre nom de domaine

Dans les DNS de votre domaine, il faut configurer SPF, DKIM, DMARC. Ce sont des méthodes d’authentification des mails. Rapprochez-vous de votre prestataire pour vérifier cela. Ces méthodes permettent d’enregistrer le domaine de l’expéditeur comme fiable et d’accrocher une étiquette honorable au message. Vous ferez alors partie des expéditeurs approuvés.

Le paragraphe qui suit est une citation tirée de https://www.dmarc.com/

DMARC vous permet :

• d’empêcher des cybercriminels d’envoyer des e-mails en usurpant vos adresses e-mail, que cela soit pour des attaques à but interne ou externe : compromission de boîte e-mail, diffusion de rançongiciels, fraude au président, FOVI, escroqueries…
• de réduire le risque de cyberattaque
• de reprendre le contrôle de votre image de marque
• d’améliorer la délivrabilité des e-mails légitimes envoyés par votre organisation

Dans votre logiciel de messagerie

La signature de vos messages doit être légère, elle ne doit pas contenir d’images trop lourdes.

Si les outils anti-spams de votre destinataire s’obstine à classer vos messages comme courriers indésirables, malgré les précautions listées ci-dessous, configurez les préférences de votre logiciel pour des envois en format texte, au moins pour l’adresse de l’expéditeur.

Ne mettez pas plusieurs destinataires dans le champ To, utilisez le champ Cc ou Cci si vous envoyez un message à plusieurs destinataires.

Lors de l’édition du message

À votre niveau, lors de la rédaction du mail, plusieurs mauvaises habitudes peuvent influer sur la note de délivrabilité.

• Mettez systématiquement un sujet à votre message. Déclinez votre identité entre crochets avec un sujet pertinent en évitant certains mots dits « Spam words »
• N’écrivez pas en majuscules, ni en rouge, ni avec des ponctuations répétées.
• Vos pièces jointes ne doivent pas être trop lourdes. Le seuil est souvent de 50 Mo, mais assurez-vous que l’accès Internet de votre correspondant soit en haut débit. Sinon limitez-vous à 5 Mo.
• Limitez le nombre de destinataires, 50 maximum par envoi et par heure, au risque de passer en liste noire (Blacklisté).
• Si après avoir suivi tous ces conseils vos envois passent toujours en indésirables, essayez d’écrire en format texte. Vous pouvez normalement préciser au logiciel de choisir le format texte pour tel ou tel destinataire.

Pour vérifier la délivrabilité de vos messages

Quelques outils en ligne bien pratiques peuvent vous aider à vérifier que vos envois ne soient pas considérés comme indésirables.
J’utilise pour ma part Mail Tester qui est un outil en ligne gratuit testant la délivrance et la qualité de vos e-mails.

Une fois sur le site, vous copiez l’adresse mail indiquée (du genre ) et vous envoyez votre mail à problème à cette adresse.

Une fois le message parti, un clic sur le bouton bleu lancera la procédure de test.

Le résultat proposera des boutons orange pour avoir le détail.